Metodický pokyn pro provádění kontroly č. 5 /2009 náměstka ředitele, vedoucího sekce PENP (opraveno dne 11.8. 2009 – název kontroly typu 2)
Určeno:Všem vedoucím sekce Péče o ekosystémy NP
Název: Procesní postup kontroly
Účinnost pokynu od 1.6.2009, platnost do vydání manuálu pracovních postupů, nebo novějšího pokynu, který tento postup aktualizuje.
Správce OLE je povinen ke každému VKP provést minimálně dvě kontroly pokud je doba plnění kratší než
7 dní.
Kontrola se dělí na tyto druhy:
a) kontrola typu 0 - předání pracoviště dodavateli. Správce OLE zaznamená do příslušného kontrolního řádku datum předání pracoviště a uvede všechny skutečnosti, které by mohly mít vliv na splnění díla. Zejména popíše, zda pracoviště obsahuje nepředpokládané překážky, či jiné závady a nechá prostor pro vyjádření dodavateli. Vždy pořídí minimálně jednu vypovídající fotografii pomocí přístroje G1
b) kontrola typu 1 – kontrola průběžná, tato kontrola se provádí pouze je-li plnění díla delší než 7 dnů. Nejpozději sedmý den správce OLE na pracovišti provede kontrolní záznam na VKP a v přístroji G1, spolu s minimálně jednou fotografií. Není-li dodavatel přítomen, provede pouze záznam v přístroji G1. Vždy však nastaví procentní odhad plnění v přístroji G1.Tuto kontrolu opakuje v uvedeném intervalu (maximálně 7 dnů do doby než je dílo dokončeno)
c) kontrola typu 2 – převzetí pracoviště (převzetí díla), tato kontrola se provádí po dokončení díla a to v termínu, který je určen na VKP. V kontrolním řádku se uvede zda je dílo převzato bez vad a zda je dokončeno. Obsahuje-li dílo vady, může správce OLE podle závažnosti vad stanovit dodatečný termín splnění v tom případě uvede tuto skutečnost do řádku 2, samozřejmě s podpisem dodavatele a důvody pro prodloužení termínu. Při další kontrole zopakuje kontrolu č. 2 a vyznačí na zadní stranu VKP a do přístroje G1 dokončení díla a to opět včetně fotografie. Důrazně upozorňuji, že přístrojem G1 je lépe pořizovat více fotografií, aby bylo možno čelit případným námitkám dodavatele, že je správce OLE zaujat.
Druhy nedostatku:
Drobný nedostatek - vše, co bezprostředně nemá vliv na celkové dokončení díla tzn. Než bude charakter těchto nedostatků přesně specifikován vnitřní směrnicí je nutno apelovat na racionální přístup správce OLE, aby vyhodnotil, zda konkrétní nedostatek je či není závažný.
Závažný nedostatek – dodavatel provádí práce způsobem, který nebyl určen VKP a to ani dodatečně sjednán v kontrolním řádku. Nebo dodavatel porušuje bezpečnost práce, či jiný pokyn upravující pracovní postup apod. Závažný nedostatek také je, když dodavatel přes opakovaný, zdokumentovaný provozní pokyn nezahájí práci nebo jí naopak nedokončí, či nehodlá odstranit vady díla (nedodělky). Velmi důležité v tomto případě je, aby byly tyto výzvy zdokumentovány fotem a ideálně i podepsány dodavatelem.
VKP nelze uzavřít pokud není provedena kontrola typu 0 a typu 2.
Záznamy pořízené přístrojem G1 je možno po synchronizaci s LesIS editovat ve stolním PC na příslušném ÚP. Záznamy o změnách jsou však z důvodu průkaznosti uchovávány.
Upozorňujeme zaměstnance, že ostatní kontrolní orgány organizace provádějí nahodilou kontrolu jednotlivých plnění, je proto velmi žádoucí, aby správce OLE dokumentovali vše v maximálním rozsahu tak, aby se na nedostatky plnění přišlo pokud možno před dokončením díla a dodavatel měl možnost nedostatky napravit. Současně připomínáme, že systém kontroly neslouží jako nástroj diskriminace dodavatelů a šikanózní výkon kontroly je nepřípustný
Ing. Tomáš Fait
náměstek ředitele
vedoucí Sekce PENP
