Tvorbu projektových řádků vytváří referent těžební činnosti. V položce „Projekty“ jsou ouška „Sez. OČ“ a „+ OČ“, kde v „Sez. OČ“ seznam všech ostatních činností a pomocí „+ OČ“ vytváříme projektové řádky ostatních činností, např. předvýrobních úprav.
1.1. Tvorba projektového řádku
Po kliknutí na ouško „+OČ“ se nám zobrazí formulář pro zadání hodnot do projektového řádku ostatních činností. Jsou povinná všechna pole, tedy i pole „porostní skupina“ a „objem v TJ činnosti“. Množství TJ se udává pouze předpokládané a upřesnění množství se provede až na místě prohlídky místa plnění.
Po vytvoření jednoho projektového řádku dojde k automatickému vytvoření zbylých 3 projektových řádků na zbylé činnosti – platí pro předvýrobní úpravy.
2. Schvalovací proces projektů
Projektové řádky na ostatní činnost sestavené referentem TČ schvaluje vedoucí ÚP.
2.1. I. Sestavení minitendru na ostatní činnosti
Po výběru projektového řádku na pravé straně se klikne na tlačítko „přidat řádek do MT“ a následně „vytvořit minitendr“. Minitendr lze sestavit pouze ze schválených projektových řádků, které mají shodnou porostní skupinu a každá činnost se může v minitendru vyskytovat pouze jednou. Minitendr sestavuje referent územního pracoviště.
2.1.1. Základní informace
Vybere se rámcová smlouva pro předvýrobní úpravy „RS předvýrobní úpravy“, zadá se datum a čas pro podání nabídky.
Typ hodnocení minitendru je dle ceny.
Komentář k datumu podání nabídky – nepovinné pole
2.1.2. Místo plnění
Datum a čas prohlídky
Výzva k podání nabídky musí obsahovat termín pro prohlídku místa plnění. Tento termín je vždy
minimálně dva pracovní dny před datem pro otevírání obálek a minimálně tři pracovní dny po vyhlášení minitendru.
Popis místa realizace
Popis současného stavu místa plnění, lokalizace místa plnění.
Popis činnosti – požadovaný cílový stav
Výzva musí obsahovat volný text pro popis cílového požadovaného stavu, tzn. předpoklad činnosti(í) které se zde budou vykonávat.
Dále místo plnění musí být lokalizováno v mapě GPS souřadnicemi místa (zem. délka místa realizace, zem. šířka místarealizace), předvyplňuje se střed porostní skupiny. Pro bližší lokalizaci je zobrazena mapa, kde pomocí „špendlíku“ lze upřesnit přesné místo plnění.
Datumy a termíny
Do výzvy podání nabídky se zvolí:
- datum zahájení plnění
- datum do kdy dojde k nejpozdějšímu oznámení data zahájení plnění
- nejzazší termín pro dokončení díla
- počet dnů plnění dle jednotlivých činností
Způsob fakturace je nastavena na „celé“, tzn. fakturace je umožněna až po předání celé části díla bez vad.
Způsoby provedení
Vyberou se požadované způsoby provedení pro realizaci činnosti.
Denní technologický limit
Pro každou činnost je zapotřebí určit denní maximální limit. Systém automaticky přepočítá, zda je reálné zakázku ve vybraném období splnit a upozorní na nutnost úpravy v datumech plnění díla.
Projektové řádky
Protože předem není přesně známo, které projektové řádky se využijí, budou vytvořeny automaticky i ostatní projektové řádky s nulovou hodnotou.
2.2 Proces schvalování minitendrů
Je-li minitendr vytvořen a stiskne referent tlačítko „připravený“, přechází ke schvalovacímu procesu k referentovi veřejných zakázek ÚP a následně k vedoucímu ÚP.
3. Prohlídka místa plnění
Po vyhlášení minitendru vedoucím ÚP se rozešle dodavatelům, splňující podmínky veřejné zakázky předvýrobní úpravy, email s výzvou k prohlídce místa plnění.
3.1. Protokol z místa plnění
Pro účely prohlídky místa plnění se vygeneruje protokol kliknutím na tlačítko „prot. z místa plnění“.
Protokol obsahuje náležitosti zadané v minitendru (termín pro podání nabídky, datum dokončení plnění, popis realizace, apod.), dále volný prostor pro situační náčrtek a upřesňující poznámky, seznam oslovených dodavatelů či jmen oprávněných zástupců a prostor pro podpisy.
Na závěr se předtiskne tabulka činností, kam se posléze ručně dopíše kolik jednotek v činnostech bude požadováno (dohodne se na místě). Tento počet na místě dohodnutých jednotek bude závazný. Protokol musí být dle vzoru tak, aby nezbytné údaje byly na prvním listu a podpisy dodavatelů na listu druhém.
3.2. Zadání prohlídky místa plnění
Po prohlídce místa plnění, referent (sestavovatel minitendru) klikne, v detailu minitendru, na tlačítko „zadat prohlídku plnění“ a otevře se formulář.
Zde provede zadání dodavatelů (zaškrtnutím pole u dodavatele), kteří se zúčastnili prohlídky místa plnění, zadání objemu prací (závazný počet jednotek, který se dohodl na místě plnění) a provede naskenování protokolu (přední části, bez seznamu zúčastněných dodavatelů) a ten vloží do minitendru. Tak i dodavatelé budou moci vidět tento dokument a současně s tímto krokem zajistí uvedení počtu dohodnutých jednotek z místa plnění. Tímto dojde k odemčení dodavatelů a následně mohou dodavatelé podávat, nabídky do minitendru.
Projektové řádky, které se v minitendru nevyužijí, vepíše se do nich 0, dále již nebudou aktivní a automaticky se smažou se.
4. II. fáze minitendru
4.1. Podání nabídky
Dodavatelé, kterým je odemčen formulář pro podání nabídky pak uvedou cenu za TJ , která se automaticky vynásobí počtem pevných jednotek. Jejich prostý součet pak tvoří celkovou nabídkovou
cenu. Dodavatelé si mohou zobrazit či vytisknout formulář v sekci „Tisk protokolu z prohlídky místa plnění“ a stisknout tlačítko „tisknout protokol“.
Uživatelé si mohou tento protokol zobrazit či vytisknout v detailech minitendru na pravé straně. Zde se nachází tlačítko „sken. prot. z místa plnění“.
4.2. Vyhodnocení minitendru
Vyhodnocení se provádí obdobně jako u těžební či pěstební činnosti. Není potřeba provádět zvláštní vyhodnocení, rozhoduje celková výsledná cena, kterou dodavatel ovlivní uvedením dílčích cen za TJ (pevný počet požadovaných jednotek je znám a nemůže se měnit).
5. VKP
5.1. Vytvoření VKP
VKP se vystavuje rovnou na „skutečnosti“, nemůže dojít ke změně a ve VKP je pevně stanoven termín dokončení dle smlouvy.
5.2. Číselník IMA
Spolu s vystavením VKP spojí referent těžební činnosti VKP s číselníkem IMA (číselník nemovitého a movitého majetku) jako vazbu konkrétní ID lesní cesty / lesní svážnice s předvýrobní úpravou a vazbou na MT a VKP.
Zadává se při vytváření VKP do pole IMA, kde se rozbalí nabídka pro výběr.
